第一代写网专题:商业文书中的商务信函怎么写

发布时间:2019-09-25 12:17
        商务信函属于商务礼仪文书范畴,多用于企业商务往来中,是一种简便的信件。其主要作用是作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。常见的商务信函类型包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。随着市场的发展,各行业间的竞争越加激烈,企业对商务活动中的各个细节都更加重视,商务信函也受到更多重视。今天小编就带来了最详细的商务信函写作技巧与标准格式,供大家参考学习。
         一、信头 
        信头即信函的开头,由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
        1.发信人名称及地址 
        发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。 
        2.标题 
        作为商务信函,它与一般的普通信件不同,只要不是企业单位个人与个人之间的交流,商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方,居中书写,其内容是标明事由。事由要求
        概括出函件的主旨、中心,使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。
        3.函号 
        函号即编号,分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号,可保证信函便于管理和查阅。 
        函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式:一是仿效行政公文发文字号的格式,采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx) “函第x号”的形式;二是采用直接编号的形式,如“第x号”。
        4称谓 
        称谓是对收信人或收信单位的称呼,一般写受文者的尊称,这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。书写时有以下两种称谓: (1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号,如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务,如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。 (2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等,也可以使用职务,如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。 
        5.收信人地址、单位 
       收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。 
        二、正文 
        正文是商务信函的主体,叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯,一文一事,文字简明,事实有据,行文礼貌。
        1.问候语 
        问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的,即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示,如“您好”,“近来生意可好,效益颇高”等。如果是初次联系,可使用“久仰大名,未亲雅教”等词语。如果是回函,可使用“惠书敬悉,不胜感激”等词语表示感谢来函。
        2.主体 
        主体是商务信函正文的核心内容,是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容: 
        ①说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点,以示复函的针对性。 
        ②说明发函事项。主体表达信函的中心内容,一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项,或是针对所要商洽的问题或联系事项,阐明自己的意见。要求语气要平和,问题要明确,事实要清楚,表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。 
        ③如果正文主体内容简单,逻辑上可采用篇、段合一式结构,如果正文主体内容较多,逻辑上可采用分段式结构。 
       3.结尾语
        正文结束以后,一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括,并提出本函的有关要求,强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事,承望协助解决为盼”,希望回函的结尾语是“不吝赐函,静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定,要求恰当得体。 
        三、信尾 
        信尾部分包括四部分内容。
        1.祝颂语 
        ①所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分:①请候语,在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝” 等。 
        ②安好语,一定另起一行顶格书写,以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
        2.签署 
         签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名,以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。 
        3.日期 
        日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来,务必写明发信日期。一般采用以下三种形式: 
        ①公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期,如xxxx年八月十八日。
        ②阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期,如2008 年8月18日。 
        ③国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日,在一位数的月、日前加“0",如2008年08月18日。 
        ④无论哪种写法,日期务必写全,以便存档备查。如2008年08月08日,不能写成“08年08月08日”。 
        4.附件 
        附件是随函附发的有关材料,如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的,在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的,要分别标注附件一、附件二等。  
 
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