商业文书的撰写礼仪和规定

商业文书的撰制礼仪     

商业场合要十分注意礼节，一旦失礼或施礼不当，往往会导致不良后果。因此，用于这种交往的文书，必须注意把握事物的联系与区别，分清是纵向联系还是横向联系，长幼有序，上下级有别，亲疏不同，有 “礼”有“节”。     商业文书的撰制虽说不如行政公文那样要求严格，但也有其约定俗成的格式和特定的语言文字表达要求。以语言为例，有的趋于典雅，有的崇尚朴实，撰写时要按照特定的格式与要求行文，不宜随意标 “新”。     商业文书的种类很多，常用的有如下几种：     一是用于邀约、聘用的，如请柬、聘书等。     二是用于喜庆祝贺的，如贺信、贺电、祝词等。     三是用于慰问的，如慰问信、慰问电等。     四是用于迎送、答谢的，如欢迎词、欢送词、答谢词等。     五是用于哀丧吊唁的，如悼词、唁电等。     请柬与聘书     
一、请柬     请柬又称请帖，是为请客而发出的一种凭证。     机关单位举行的比较隆重的庆典，企业开张以及其他重要活动、私人的婚宴、寿庆等喜事，往往使用请柬而不用一般的信函。请柬的内容虽然比较简单，但它比普通信函更具有庄重的特点。     请柬在外观形式上和文字表述上都有特定的要求。     外观要求美观、悦目。封面写 “请柬”或“请帖”二字，加上图案装饰，烫金，给人以隆重、喜庆之感。     表述要求准确、清晰。正文写明事由、时间、地点 （有的需写明席位）、人名等。最后写 “恭候光临”或“顺致敬意”之类的祝愿语，落款写明主办单位或个人名称、发出请柬的时间。     请柬的语气要在准确的基础上求典雅、得体。例如不能把 “敬备茶点”写成 “有茶点招待”；不能把“恭候光临”写成“请您出席”等等。     此外，制发请柬还要注意掌握发送时间。太早，可能被遗忘；太晚，贻误时机。     
二、聘书     聘书，又称聘请书，是用人单位签发给受聘者的证件或证明书。     聘书一旦签发和被接受，对双方都有行政约束力，双方都要信守聘书上写明的任务和待遇，不能随意失约、违约。     聘书的封面或标题要写明 “聘书”或“聘请书”字样，字用美术体或仿宋体，给人以鲜明、醒目之感。     正文以极概括的语言，写明聘用目的、被聘请人的姓名、聘用职务 （有的要写明具体任务）、聘用时间、待遇等。要注意防止出现职责或待遇不明的现象，以免引起不必要的争端。     文尾通常用 “此聘”二字收束，有的写表示敬意的话。     落款用全称，注明发聘书时间，加盖公章，有的还写上主管领导的姓名，以示郑重。     欢迎词、欢送词与答谢词     欢迎词是在迎接宾客的仪式上或在会议开始时，主人对宾客或会议代表的到来，表示热烈欢迎的讲话稿。     欢送词是在送别宾客的仪式或会议结束时，主人对宾客或会议代表的离去表示热情欢送的讲话稿。     答谢词是宾客对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。     欢迎词、欢送词和答谢词，在公共礼仪交往中起着重要的作用。它们的主要作用，在于制造和谐的气氛，交流主客之间的感情，以达到相互尊重，友好相处，以诚相待的目的。     欢迎词、欢送词和答谢词的共同特点，一是称谓使用敬词。如人名要全称，国际友人常在姓名之前冠以“尊敬的”、“亲爱的”词语，或加”先生”、”女士”称呼；国内一般用 “同志”。在整篇讲话稿中都应该体现礼貌待人，相互尊重的气氛，切忌运用不礼貌的粗俗语言。二是有真情实感，不能虚情假意。三是坚持原则，委婉表态。在欢送词或答谢词中常常遇到有原则分歧的问题，这时既要坚持原则，又不能伤害友人，只能就有分歧的问题运用合适的词语委婉的表态。四是篇幅要简短，语言要精练、明快、热情、友好。切忌篇幅冗长，语言拖沓。     欢迎词、欢送词和答谢词的内容与友好往来的意义、作用、目的相一致。其篇章结构一般由标题、正文组成。     标题。一般有两种表达形式：一是只写 “欢迎词”、“欢送词”或“答谢词”；二是由致词人姓名、职务和会议名称组成。如 《广东省省长×××在中国会计学会、香港会计师公会联合举办的 “投资问题研讨会”上的欢迎词》。     正文。由称谓、开头、主体、结语四部分组成。称谓，根据不同的对象，运用不同的称呼。开头主要写致词人以什么身份，代表谁，对谁 （什么人）表示欢迎或欢送或感谢之类的话语，以表达致词人的感情。主体部分写致词的中心内容。或写意义、作用；或写对友好往来的回顾；或写过去合作的成就以及对此活动的希望等等。结语一般写祝愿之类的话。要注意的是不要讲对方忌讳的内容，以免引起不快。     贺词、贺电与贺信     贺词 （祝词）、贺电、贺信是对喜庆之事、喜庆之日进行庆贺的应用文文种。所谓喜庆之事，主要指在财经工作中取得成绩，科研中取得重大突破，生产经营中传来捷报等等可喜可庆之事。所谓喜庆之日主要是指重要领导人、先进人物的寿辰、重大节日等可喜可庆之时日。当面庆贺为之贺词 （祝词）；如果距离较远，则用贺信；为了快速和表示庄重，则用贺电。     贺词、贺电、贺信可用于私人之间，也可用于单位之间，还可用于国家之间或政党与政党之间；国内单位的上下级之间、平行单位之间都可以运用贺词、贺电、贺信表示相互祝贺。   /   贺词、贺电、贺信的共同特点，一是表示庆贺，并有较为强烈的感情色彩。也就是说在文章之中要感情饱满、充沛、热情、真挚，给人以鼓舞、希望、褒扬之感。当然，在颂扬对方的事迹或评价功绩时，应恰如其分，否则将使对方感到不安。其二是语言简练，篇幅不宜过长。     贺词 （祝词）、贺电、贺信的内容一般要写清祝贺的理由，即向谁祝贺、祝贺什么、为什么要祝贺等内容。如果对节日或重大纪念活动的祝贺，往往还要向被祝贺者提出新的希望和要求。     结构一般由标题、正文两部分组成。     标题。有的只写谁的贺词、贺电、贺信，如 《中共中央、国务院贺电》；有的则用谁致谁的贺信、贺电、贺词形式表示，如 《国务委员王丙乾致全国财政法制工作会议的贺信》；还有的标题用 “什么会议的召开谁的贺电”的形式表示。     正文。一般由称谓、开头、主体和结尾几部分组成。称谓，则是写接受祝贺的单位或个人的称呼。开头，即用简练的词语写出祝贺的理由，并表示祝贺。主体部分主要写祝贺的内容，如对成绩的赞扬，对功绩的歌颂以及对取得成就的评价等。结尾，主要写祝愿、鼓励、希望和要求方面的内容。     慰问信与慰问电     慰问信、慰问电是指以组织或个人的名义，向有关集体或个人表示抚慰、问候和鼓励的书信或电报。     慰问信、慰问电的种类较多，常用的大致有 3种：      （一）重大节日、纪念日，组织上给本单位职工、劳动模范或离退休干部的慰问信电。      （二）给做出重要贡献的集体或个人的慰问信电。      （三）给遭遇意外灾祸，蒙受损失、造成困难的集体或个人的慰问信电。     慰问信通过邮政传递，篇幅较长，慰问电更加讲求时效，要通过电报拍发，文字精炼，篇幅更为简短。这是二者的不同点。如属于以组织名义发出的信电，内容又带有公开性，还可以登报、广播。这是二者的共同点。此外，它们的篇幅结构形式也大体相同。     1.标题。通常写 “慰问信”或“慰问电”三字；有的写“×××致×××的慰问信”，如 《云南省人民政府致云南前线三军的慰问信》；有的标题揭示内容，如 《给春节期间坚守生产岗位的职工及其家属的慰问信》。     2.开头。说明致信、致电的原因或背景，随之表示诚恳、亲切的问候。如 1981年9 月1O 日中共中央、国务院 《给陕西灾区人民的慰问电》：“你省继 7 月中旬汉中地区遭受洪水灾害后，最近2O 多天来，汉中、关中以及陕南的一些地区又连降暴雨，引起山洪暴发，山坡滑塌，江河泛滥成灾……国家和人民财产遭受很大损失。党中央、国务院对此深为关切，特向你们表示亲切慰问。”     3.主体。要注意因人因事而异，防止模式化。有的重在颂扬先进事迹、先进思想，如上述给职工的慰问信，着重表扬他们放弃春节团聚机会， “为我国一项重点建设工程赶制成套优质设备”而 “紧张战斗在生产第一线”的动人事迹；并称赞他们的家属 “还把饺子送到车间并帮助工厂做些力所能及的事”。     4.结尾。写精神上、物质上给予支持的决心和行动，鼓舞受信受电人再接再厉，继续前进。如上述给灾区人民的慰问电结尾说： “党中央、国务院时刻关怀着你们，并决定尽可能从资金、物资上给以支援。”希望你们 “继续发扬自力更生、艰苦奋斗、英勇顽强的革命精神”， “夺取抗灾斗争的更大胜利”。     写好慰问信电固然要依据一定的格式，但更重要的是要了解、熟悉对方的处境与心情，力求把话说到人家的心坎上。建国前夕，民主人士柳亚子先生心里有些想法，他呈请毛主席： “安得南征施捷报，分湖便是子陵滩”，说是等南下大军解放浙江分湖的捷报传来之后，他想回老家定居。毛主席看出他心里有些牢骚，便写了一首 《七律》赠给他。诗中回顾相互之间的交往和情谊。其中后4 句是： “牢骚太盛防肠断，风物长宜放眼量。莫道昆明池水浅，观鱼胜过富春江。”劝慰他要放眼未来，留在北京共商国是比回老家要好。这使柳先生深受感动，表示“昌言吾拜心肝赤”、“躬耕原不恋吴江”。